ATS-integration og testworkflow, når systemerne ikke taler sammen
En ny undersøgelse fra Eagle Hill Consulting, omtalt af HR Dive, viser at HR-professionelle stadig jonglerer flere systemer og manuelle nødløsninger trods AI og automatisering. Artiklen bruger tallene som afsæt til at gennemgå tre niveauer af ATS-integration for test i rekruttering og de spørgsmål, man bør stille inden et køb.
Nyheden
Mange HR-afdelinger har de seneste år investeret i nye systemer, men arbejdet er ikke blevet nemmere af den grund. Det er konklusionen i en undersøgelse fra konsulenthuset Eagle Hill Consulting, som HR Dive omtalte den 30. september 2026. Undersøgelsen er gennemført af Ipsos blandt 200 amerikanske HR-professionelle og viser et paradoks. 86 procent siger, at AI og automatisering har givet bedre resultater, og 91 procent oplever, at det er blevet lettere at finde information. Alligevel bruger 51 procent mindst halvdelen af deres arbejdsuge på gentagne administrative opgaver.
De mest sigende tal for alle, der arbejder med test i rekruttering, handler om systemer. 91 procent af de adspurgte skal bruge to eller flere systemer for at løse én HR-opgave, og 43 procent skal bruge tre eller flere. Over tre fjerdedele taster jævnligt de samme data ind flere steder. 37 procent oplever tilbagevendende problemer med integration, og 68 procent griber til regneark, delte drev og lignende nødløsninger. Eagle Hills administrerende direktør Melissa Jezior siger i en udtalelse, at problemet sjældent er mangel på teknologi, men den måde arbejdet er designet på. Nye værktøjer lægges oven på processer, der aldrig var tænkt til at hænge sammen.
Undersøgelsen handler om HR-arbejde generelt og nævner hverken rekruttering eller test. Men mønsteret vil være genkendeligt for de fleste, der har forsøgt at sætte en test ind i en rekrutteringsproces.
Hvorfor testworkflowet er et typisk eksempel
En test i rekruttering lever sjældent i ét system. Kandidaten søger i et ATS, får en invitation fra testplatformen, gennemfører testen et tredje sted, og resultatet skal tilbage til den rekrutteringsansvarlige, som ofte arbejder i ATS'et igen. Hvert hop mellem systemer er et sted, hvor data skal kopieres, hvor en status kan gå tabt, og hvor en kandidat kan falde ud af processen, uden at nogen opdager det.
Når integrationen mangler eller er halvfærdig, opstår præcis de nødløsninger, undersøgelsen beskriver. Rekrutteringspartneren eksporterer en liste fra ATS'et, uploader den til testplatformen, downloader en rapport og vedhæfter den manuelt til kandidatkortet. Det fungerer med ti kandidater. Det fungerer ikke med fem hundrede.
Tre niveauer af integration
Det er værd at skelne mellem tre niveauer. Det første niveau er et link. Kandidaten får en URL til testen, og resultatet kommer tilbage som en PDF på e-mail. Det er ikke en integration, men en manuel proces med et pænere navn.
Det andet niveau er en statusbaseret integration. Når kandidaten flyttes til et bestemt trin i ATS'et, sendes invitationen automatisk, og når testen er gennemført, opdateres status i ATS'et. Det fjerner det meste dobbeltarbejde, men selve resultatet ligger stadig kun i testplatformen.
Det tredje niveau er en dataintegration, hvor scorer, normgruppe og eventuelle anbefalinger skrives tilbage i ATS'et som strukturerede felter. Det gør det muligt at filtrere, rapportere og dokumentere beslutninger ét sted. Det er også her, kravene til datasikkerhed og sletning bliver mest konkrete, fordi testdata nu findes to steder.
Spørgsmål, der er værd at stille inden et køb
- Hvilke ATS'er findes der en færdig integration til, og hvad dækker den præcist? Trigger, status, resultat eller det hele?
- Hvem ejer integrationen, når noget går i stykker? Testleverandøren, ATS-leverandøren eller kunden selv?
- Hvordan håndteres sletning? Når en kandidat slettes i ATS'et, slettes testdata så også, eller skal det ske manuelt?
- Hvad sker der med kandidater, der aldrig gennemfører testen? Får rekrutteringspartneren besked, eller forsvinder de i en kø?
- Kan integrationen afprøves i et testmiljø, inden den sættes i drift?
Design før teknologi
Undersøgelsens vigtigste pointe gælder også for enhver organisation, der overvejer at automatisere sit testflow. Jezior peger på, at de organisationer, der får mest ud af deres teknologiinvesteringer, er dem, der redesigner selve arbejdet. Overført til rekruttering betyder det, at man først skal beslutte, hvor i processen testen skal ligge, hvem der skal se resultatet, og hvad resultatet skal bruges til. Først derefter giver det mening at diskutere, hvilken integration der skal bære det.
En integration, der automatiserer en uklar proces, leverer blot uklarhed hurtigere.
Kilde: https://www.hrdive.com/news/technology-isnt-yet-solving-hrs-workflow-problems/831749/